仕事のマインド

仕事のミスを謝罪する時の知ってほしい6つのコツ

 

 

仕事で大きなミスをした時にどのタイミングで謝罪すればいいのか?また謝罪する時は早い方が良いか?など

 

謝るタイミングが分からない人がいます。確かに謝罪の方法はネットではあまりなく、自分の経験で謝るタイミングを掴むしかありません。

 

そこで今回は上司に謝罪する時のコツなどを書いていきます。

 

言い訳をしない

 

まず、謝る時のコツですが、絶対に言い訳をしないで下さい。

 

よく自分のミスを認めたくなくて、「この仕事はちょっと他の事で精いっぱいだったのでミスが出ました」とか「これは○○さんもやったので原因はそっちの方じゃないですか?」と言い訳をする事です。

 

確かに本当に違う人が原因の場合がありますけど、とにかく謝る事が一番大事です。

 

それに上司の本音では「こいつが仕事のミスをした」と思ったらどんな言い訳をしても無駄なんです。

 

理不尽だろ!!と思ったかもしれませんが、これが現実です。確かに他人のミスを勝手に背負うのは嫌でしょう。

 

ですが言い訳をするとお説教が長くなる確率が高いです。本来は5分くらいで説教が終わる所が言い訳をしたせいで10分、20分ととにかく時間が長くなります。

 

あなたも怒られるのは嫌なはずなので、ここは素直に認めて早めに切り上げると、精神的にも良いですよ。

 

すぐに謝る

 

次になにか仕事でミスをした場合は気づいた時にすぐ謝る事が一番大事です。

 

よく「怖いからタイミングをみて謝る」とか「あとで謝っても問題ないだろう」など謝るタイミングを先送りにする人がいますが、ミスの報告は早くすればするほど、怒られる確率が減っていきます。

 

たとえばお客さんへの発注にミスがあったと気づいてすぐに相談すれば、商品を届けるまえにキャンセルして訂正する事も出来ます。もし商品を発送した後でも「数が違うので送りなおします」とお客さまのクレームがくるまえに、直す事も可能です。

 

確かにミスを報告すると怒られますが、ミスが大きければ大きい程大問題につながります。

 

なので、謝罪はとにかく早く、どんな小さなミスで相談する様にして下さい。

 

ちなみに相談する相手もちゃんと選んだ方が良いですよ。

 

たとえばあなたがまだ話しやすい人に相談するとか、直属の上司じゃなくても暇そうな人を捕まえて相談するとか、実は相談する人にもコツがあるんです。

 

怒られる事を前提で謝る

 

怒られるのが怖いと感じている人もいますが、ミスをして怒られるのはしょうがないです。

 

怒られない謝り方はそうとう口が上手い人やその人の好感度で決まるので、まず怒られる事を前提に話をすすめましょう。

 

確かに怒られるのが怖いですが、最初から怒られると分かっていれば多少はダメージが減っていくでしょう。

 

準備していないと100のダメージがそのままきますが、多少怒られる事を覚悟すると70のダメージに抑えられます。

 

そこまで変わっていないと思ったかもしれませんが、「怒られるだろうな…」と準備するだけで30のダメージが減るならそうとうなものでしょう。

 

なので、謝罪する時は必ず「怒られるから覚悟しよう」と心構えをするようにして下さい。

 

謝罪は直接あってすること

 

最近はメールやLINEで連絡ができるので、ついついそっちのメッセージの方が済ませる人も多いでしょう。

 

ですが、謝罪は直接会ってした方が良いです。

 

というのはたとえばLINEで謝罪したとしても、上司の方が「直接会って事情を詳しく知りたい」と思う場合が多いです。

 

やはり文章だけでは分からない事が多く、いちいちLINEで返すのもメンドクサイと感じているからです。

 

それで直接会って怒られたら、文章で書いた意味が全くありません。

 

直接会うのは確かに一番怒られそうで怖いかもしれませんが、一発で終わるので総合的に言えば精神的なダメージは小さいです。

 

なので、どんな時でも直接会って謝罪する事だけは覚えて下さい。

 

金曜日のミスは上司の1人に相談してみる

 

金曜日に帰った後に「あ!ミスをしたかもしれない」と思う時があります。

 

金曜日なので土曜日は休みですし、報告がドンドン遅れてしまうという場合はどうすれば良いのか?

 

まず早めに上司に相談するのが良いでしょう。金曜日の夜なので上司も多少労働時間短くなるのだけは良いでしょう。どうせ明日は休みなので。

 

金曜日にミスで注意したいのが土曜日に相談しない様に努力する事です。土曜日は上司も休み、上司にだって癒される時間は欲しいはずです。

 

そんな癒しタイムを仕事の話で邪魔されるとイライラしてしまうでしょう。

 

もちろん日曜日に相談するのも非常に迷惑がかかります。

 

なので、金曜日のミスは金曜日に必ず報告する様にして下さい。

 

 

謝罪の時間は朝にすること

 

どの時間帯に謝罪したらいいの?と分からない人がいます。

 

朝?

昼?

夕方?

 

どの時間帯に相談したら良いのか全く分かりません。この場合は朝に相談するのが一番ベストな時間帯です。

 

朝の時間は仕事を全くしてなく、起きたばかりなので体力も精神力もどちらも高いです。朝に弱いと言う人もいますが、朝に弱い人でも体力は十分あるので、イライラは少なくなります。

 

とは言っても、これもそうですが、出来るだけ早めに相談する事が大事です。たとえば夕方にミスに気づいたらその日に謝罪すること。

 

朝に謝罪するのは仕事が終わって「あ!ミスをしたかもしれない」と思った時だけです。

 

次はミスをしないように注意する事

 

謝罪するのは大事ですが、次はミスをしない様に注意する事が大事です。

 

ちなみにミスをしない様にするための一番簡単な方法がとにかく確認をする事と聞くでしょう。

 

ダブルチェックと言う言葉があるように、ミスをしない様に徹底的に確認する事が重要だと良く言われています。

 

このダブルチェックは確かに効果があります。書類を2回も確認すればどこかにミスがみつかるはずですから。

 

ですが、普通にみていたのではチェックをしても効果が薄いです。同じ人間が同じ風に確認すればそれはミスに気付くはずもないでしょう。

 

ここで「書類を逆にして読む」と言う方法が効果的です。

 

逆にして読むというのは紙をそのまま逆さまにすると言う事です。

 

そうすると字が逆になって読みづらいですが、読みづらくなると人は「この字はなんて書いてある?」と慎重になって読むことが出来ます。

 

慎重になって読む事で本来気づかなかった誤字脱字に気づきますし、文章が変な所もにも気づく事が出来ます。

 

「本当に効果あるの?」と疑問に思いますが、ここで重要なのが「普通とは違う事をすることです」普通とは違うおかしいことをする事で、新しい仕事のやり方が思い浮かびますし、「あれ?この方法って応用すれば仕事で使えるんじゃない?」と言う発見も出来ます。

 

そうするとミスも減りますし。仕事の効率も上がり、謝罪する事が格段に減りますよ。

 

とにかく早く謝罪するのが大事

 

今回のまとめとして、「とにかく早く謝罪する」ということが一番大事です。

 

結局謝らないといけない事に変わりはないです。それが遅いか早いかと言うだけで怒られる事には変わりないです。

 

なのでミスを発見したら訂正する。そして上司に相談しないといけないならすぐに謝罪して、報告すると総合的にみるとミスが減って謝罪する事もなくなります。