仕事で要領が悪い人の本当の原因と誰でも出来る対策

仕事で要領が悪い人の本当の原因と誰でも出来る対策

要領が悪い人といい人の差ってかなりありますよね?

要領が悪い人が1時間掛かる仕事を、良い人だと10分程度で終わらせる事が出来る。

では、要領が悪いのは何が原因か?そして要領が悪い人はどういった対策をすれば良いのか?今回はそれについて書いていきます。

手段と目的が違う

まず、要領が悪い人は1つのやり方にこだわりすぎです。

例えば、企画書を出す時に図面をしっかり書いて、根拠を出すために過去のデーターをとにかくあさる。

確かにみやすい企画書や根拠のあるデータを書くのは必要ですが、企画書に必要なのは「売れそうなアイディア」を出す事です。

綺麗に作られた企画書ですが、実際の中身は大したことなかったら全く意味がありません。

実際内容が素晴らしかったら、2枚の紙で簡単にまとめたものでも良いんです。たった2枚の紙に流行を先取りした素晴らしいアイディアや今までになかった革命的なものが生まれたらそれだけで成功です。

要領が悪い人はこのように「手段と目的の入れ替え」という現象がよく起きてしまいます。

企画書を出す時ではなくても同じです。コピー機が壊れてコピーが出来ない。じゃあコンビニまでいって急いでコピーをしてこよう。

自分のパソコンが壊れて事務作業が出来ない。じゃあどこかの部署から空いてるパソコンを借りようなど一つの仕事のやり方でも手段は色々あります。

結局目的が達成できれば全て解決します。なので要領の悪い人は手段にこだわらないようにしましょう。

時間管理が甘い

要領が悪い人はとにかく時間管理が甘い事が多いです。時間管理が甘いというのは遅刻をしない事ではありません。

1つの仕事にどれくらの時間がかかるか?という仕事の早さを把握する時間です。

例えば1つの資料整理の時間は何分かかるか?あなたが苦手な仕事の時間は何分かかるか?などです。

要領が悪い人は自分の力を過信する事もよくあることです。「俺がこの仕事は10分で終わらせる事が出来るな」と思った仕事が30分以上かかったりする事が男性にはよくある事です。

なので、一度スマホなどを使って仕事の時間を1分単位ではかった方が良いです。11分かかるのか?26分かかるのか?それだけわかると後は仕事終わりの時間から逆算すると自分の仕事がどれだけ無駄だったのかがよく分かります。

整理整頓が下手

要領が悪い人は自分の仕事場がグチャグチャな事がよくあります。

よく分からないファイルが山積み、ボールペン、シャーペンなどの文房具が散らばっている。使う書類と使わない書類が山積みになっている。

整理整頓が下手だと、自分がやりたいと思った仕事が上手く出来ません。たとえば明日中に出す書類をやりたい時にみつからない。赤のボールペンが欲しいのに文房具が散らばりすぎてみつからない。

この様に探しているだけでも時間の無駄です。なので整理整頓をキチンとした方が仕事の効率もアップします。

質問をしない

要領の悪い人は人との会話が苦手で、分からない事があっても質問はしません。

ですが気持ちは分かりますよ。上司に同じ質問をしたら怒られそう、何回も迷惑かけるのはなんとなく気が進まない、そもそも聞くのが恥ずかしい。色々理由がありますがあまり質問をしたくないはずです。

ですが、質問すれば1分で終わる事が、1人でやったら30分悩んだとなったら要領も悪くなってしまいます。

確かに怖いとか、恥ずかしいなど理由がありますが、要領を良くするには絶対に人に聞いた方が良いでしょう。

マルチタスクをする

一般的にはメールの返信をしながら、電話対応をするなどのマルチタスクは作業効率が上がると思われますが、それは真逆です、

マルチタスクをすると実はあなたの作業効率が落ちる可能性が高いです。

というのも人間の脳は二つ同時にやると言う事に適していません。とくに男性の場合は女性よりも不器用な脳になっていて、二つの事を同時にやる能力が低いです。

たとえばメールの返信をしながら、電話対応をすると言う行為は作業効率が良さそうですが。

電話の内容を忘れる

メールの送る相手を間違える

などのミスが出る可能性が高いです。普通にみると作業効率が良さそうですがミスが出ると仕事が増えて結局仕事が遅くなってしまいます。

なのであなたがいまやっている効率が良さそうなマルチタスクも本当は時間の効率を悪くさせてる行為です。

え?でも実際に時間は早くなっているよと言う人は時間を正確に計ってみて下さい。スマホでもデジタルの腕時計でいいので実際に計ると遅い事がよく分かります。

どうでも良い仕事をする

要領が悪い人はやらなくても良いどうでもいい仕事をする事があります。たとえば締め切りが1週間後のどうでも良い仕事が凄い簡単に終わる仕事だったらそちらを優先してやります。

ですが、2日後に提出の難しい仕事は「これはまとまった時間があったらやろう」と思って難しい仕事は後回しにします。

人間はどうしても楽をしたい生き物で、仕事をみて簡単そうなものから処理をするという事もあるので、仕方ないといえますが、これだと要領が悪いです、

結局のところ、どうでも良い仕事はやってもやらなくても変わらないので、総合的にみると難しくても締め切りがない仕事を早く終わらせれば効率が良いです。

人に頼らない

先ほども質問をしないとよく似ていますが、これは上司だけではなく会社内の人全般の話です。

要領が良い人の特徴はとにかく人に頼る事が多いです。上司でも同僚でも後輩でもパートのおばちゃんでも頼れる人がいるなら全力で頼ります。

ですが、要領の悪い人は「仕事は1人でやるもの」」と思い込んでしまうので、結果的に仕事が遅くなってしまいます。

要領が良い人は単純に仕事のスピードが速く、効率的に動いている様にみえますがそれは違います。

人を上手く頼って自分が苦手な仕事は任せているから早くみえるだけです。仕事の早さで言えばあなたのあまり変わりません。

仕事が丁寧すぎる

要領の悪い人はやらなくても良い所で仕事が丁寧になってしまいます。

たとえば最初の方にいった企画書の図面にこだわったり、根拠を出して説得力を演出したりなどおまけの方に力を入れてしまいます。

仕事が丁寧なのは問題ないですが、全ての仕事で100%丁寧な仕事をしても意味がありません。

要領が良い人は、雑にやる所と丁寧にやる所の区別がつくので、「ここはてきとうにやっても問題ないだろう」と思い手を抜く所を見極めます。

対策法は?

次に要領が悪くて困った時の対処法を書いていきます。

仕事の手段は1つじゃない

最初に言いましたが、仕事の方法は1つではありません。

マニュアル通りにやれと言われた仕事でも、結局は基本しか書いていなくて応用が出来ません。

慣れて来たら自分でやりやすいやり方でアレンジをしないと、いつまでたっても成長ができないでしょう。

パソコン作業でも、キーボードのショートカットのやり方を覚えるだけで全然違いますし、自費で使いやすいキーボードを買っても良いでしょう。

マニュアル通り、会社に支給されるものではなく自分だけの方法、自分だけの道具を使うと作業効率が2倍以上変わっていきます。

時間管理を徹底する

どれだけ効率的に動いても時間の管理が下手なら「頑張って動いているだけ」の人で終わります。

なので、まず自分の仕事の早さを自覚する事が一番大事です。スマホのタイマーを使うのが一番手軽ですが、一度スマホを触るとついプライベートのラインチェックなどをするため、自費でストップウォッチを買った方が良いです。

ストップウォッチなどまず自分の仕事の時間を把握する事が大事です。最初は「あれ?俺ってこんなに仕事が遅いの!」とショックを受けるかもしれませんが、遅いと分かっただけでも十分な経験です。

出来る人ほど時間管理を徹底して、休憩の時間と仕事の時間の分け方が上手いので、要領が悪い人は時間を大切にするようにしましょう。

机の上の整理整頓を

要領が悪い人ほど机の上が汚くて、自分の欲しいものが大事な時に出てきません。

なので、机の上がグチャグチャになってる人は、整理整頓をするようにしましょう。

机の上を整理する時も自費で文房具箱を買ったり、ファイル入れや必要な書類といる書類を分けるなどをした方が良いです。

それに机の上を整理整頓すると、気持ちいですし周りに物が散らかっていないので仕事に集中できるようになりますよ。

怖くても質問をする

人に頼りたくない、喋りたくないというのは分かりますが、それでも分からない事は質問する方が良いでしょう。

やはり人に聞けば1分で終わる事を30分も悩んでいると時間がもったいないです。

質問をするだけで、29分も時間が短縮できるからこれが一番時間短縮に使えるテクニックです。

なので、「あの上司に聞くのは胃が荒れる」と思うかもしれませんがそれでもやらないと要領がよくなりません。

シングルタスクにする

先ほどマルチタスクが効率に悪いと話した通り、二つの事を同時にやるのはやめて1つの事に集中しましょう。

出来るなら、1つの事にたいして全力で仕事を終わらせて、確実に1個ずつ終わらせる。これが理想的なシングルタスクの方法でしょう。

もちろん急な仕事が入った時は優先すべき事ですが、その場合でも途中で終わった仕事の事を忘れて全力で今やるべき仕事に集中する様にして下さい。

仕事の優先順位をつける

仕事は沢山ありますが、その中でも1日後にやるべき仕事と1週間はやらなくてもいい仕事があるでしょう。

要領が悪い人はとにかく簡単な仕事からやるので、難しくて緊急性の高い仕事はギリギリまでやらない事が多いです。

しかし、簡単な仕事はいつでも出来ます。なので難しくても仕事の期限が早い仕事を優先した方が結果的に仕事は早く終わります。

難しい仕事をやりたくない気持ちは分かりますが、それでも期限切れになって怒られるよりは全然ましでしょう。

25分作業をして5分休む

要領の悪い人はとにかく続けて仕事をしようとします。しかし人間の集中力というのは実はすぐになくなります。

しかも年齢を重ねるほど集中力はなくなっていくでしょう。

そんな人の為に25分仕事をして5分休憩を入れる「ポモドーロテクニック」という技があります。

これは人間の集中力がなくなる前に休憩を入れて、集中力を戻すという方法で、長く仕事をやる為には必須の技と言えます。

やり方は簡単、スマホのタイマーなどでいいので25分計って、時間が来たら5分間は休む。

この時に重要なのが「5分休憩の時は仕事を絶対にしない」と言う事です。電話対応は仕方ないですが、メールの返信も仕事の調べものも絶対にやってはいけません。

これは25分と言う短い時間の中でどれだけの仕事が出来るか?という時間管理をする為でもあります。

時間を計るだけで、集中力が驚く程伸びるので是非試してください。

読書をする

要領を良くするには読書が必須と言えるでしょう。

今の時代はネットで「仕事 効率 方法」と調べれば沢山の情報が出てきますがネットの情報の弱点として「頭の中に入らない」と言う事があります。

自分の好きな情報、たとえばアプリの最新情報や好きなゲームの続編の情報ならすぐに入りますが、仕事に役に立つ情報と聞くと一気に堅苦しいものになり、読んでも1時間後には頭に入ってないでしょう。

しかし読書をする、つまり本を自分のお金で買う事によって「お金の元をとらないと」という人間の心理が動いて全力で勉強しようと思います。

ネットで何とか出来るならそれでもいいですが、恐らくあなたはこの記事の情報も1時間以内で記憶から消えてしまうでしょう。

なのでこれを読んだらまずはアマゾンで「仕事 効率化」という本を探して何でもいいので買ってみましょう。

そうすると何かしら仕事の役にたつ情報が手に入ります。

人と話すのが苦手なら本を買うなどをしないと、いつまでたっても要領が悪いままです。

人に話を聞く

実は本を読むより人に聞いた方が、成長が出来ます。

ですが、あなたはあまり人と話すのが好きではないでしょう。だからやりたくないなら良いですが、とりあえず覚えておくだけして下さい。

たとえば同僚で仕事のスピードが新幹線並みに早い人に「なんでそんな仕事がはやいの?」と聞いて見ると面白い答えが沢山帰って来ます。

パソコンの裏技的な方法もそうですが、同僚は残業が大嫌いでとにかく家に帰りたいから頑張っているという事やいずれは独立するから仕事を頑張っているとか、仕事術以外にもマインド的な方法も聞く事が出来るでしょう。

もちろん仕事が早い人でも苦手な人なら話さなくても良いですが、気軽にきける仲なら仕事の技を教えて貰うのが一番良いです。

仕事の完成度は70%でいい

要領が悪い人は仕事の完成度で100%を目指します。誤字脱字がない企画書や誰が見ても完璧にみやすい資料作成など、とにかくミスがない事を意識しますが、仕事の完成度は70%程度で良いでしょう。

結局100%で作っても上司が「この企画書はダメだな」と言う可能性もあるので完璧を目指しても上司が駄目と言ったらダメです。

なので、ちょっと手を抜いて70%の余裕のある状態にするのが一番良いです。もちろん色々ダメ出しをされて胃が痛くなる事もありますが、70%なので心の余裕も残っているでしょう。

まとめ

要領が悪い人が試してほしい事は、読書か整理整頓、出来るなら人を頼る事が良いですね。

とにかく要領が悪くて困っているなら、勉強も大事ですし周りを綺麗にする事も必要です。

なのでまず自分が出来る事から気軽に始めるのが一番良いでしょう。

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