仕事で要領を劇的に良くする12の方法と根本的な原因とは?

仕事で要領を劇的に良くする12の方法と根本的な原因とは?

仕事の要領よくこなしたい!

仕事を効率よく終わらせる人もいる中で、仕事が上手く出来なくて作業効率が悪いという人がいるのも事実です。

だけど要領が良い人と悪い人の違いはいったいなんだろう?そして仕事要領よくこなすにはどうしたら良いんだろう?

今回は仕事を要領よく終わらせるコツと、終わらない原因を書いていきます。

原因は?

まずは仕事がうまく終わらない根本的な原因はなにか?それを書いていきます。

手段が目的化してる

仕事が終わらない人はやり方にとにかくこだわってしまう事がよくあります。

例えばマニュアル通りに教えて貰った経理のやり方や、エクセルのやり方があります。

マニュアル通りにやるのは良いですが、自分がやりにくいと思ったらとにかく変えていく必要があります。

しかし要領が悪い人はとにかく教えて貰ったやり方にこだわり、もっと効率の良いやり方を考えようとはしません。

それに要領のいい人は、仕事のやり方を色んな方法で変えていきます。最初は上司に怒られるのでマニュアル通りにやりますが、だんだん慣れていくと自分流のコツがわかっていき、オリジナルの方法で仕事を効率化させていきます。

たとえばマニュアル通りの手順があっても、意味がないと判断したら1つ、2つといらない手順を消していきます。

本来は1番、2番、3番、4番という手順でやらないといけない作業を、要領のいい人は1番から4番をやると一気に手順を抜かす事を普通にやるでしょう。

なのであなたも仕事のやり方にこだわってはいけません。マニュアル通りに終わらせるのではなく、どんな方法でも良いから仕事が終わるようにすると言う方法を考えた方が良いです。

時間管理が上手く出来てない

要領の悪い人は時間をあまり意識していません。それに自分がどれだけ1つの作業に時間がかかるか?というのも曖昧なので余計に時間がかかります。

たとえば本来は30分かかる仕事だとしても、自分の能力に自信を持ちすぎて「これは10分で終わるな、だからまず10分でこの書類を片付けて、次にこの事務作業を…」と考えますが予想以上に時間がかかって結局仕事が終わらない事はよくあります。

時計で時間をなんとなく計るのでなく、スマホなどの時計でしっかりと計らないと時間管理が上手く出来ません。

整理整頓が下手

要領が悪い人はとにかく整理整頓が下手な事が多いです。

机の上はいらない書類やシャーペンなどの文房具でグチャグチャ。必要な書類が欲しい時にどこにあるか分からないので、それだけで時間を使ってしまう。

探しものに10分も使ったら、それだけで時間のもったいないです。10分もあれば簡単な計算作業なら終わるでしょう。

質問をしない

要領が悪い人はとにかく質問をしません。

こういった人は会話が苦手で、人と接するのもあまり得意でない内気な人が多く。悩んだところは自分で解決すると思っている人が多いです。

質問をすれば1分で終わる事ですが、自分で悩んでいるせいで30分も時間を使ったらそうとうな時間のロスになります。

マルチタスクをする

要領が良い人は他の作業も同時にこなす、マルチタスクをする事が多いです。

「同時に作業をすると早く終わるんじゃないの?」という質問もありますが、これは完全に勘違いです。

確かに同時にやれば仕事が早く終わっているように思えますが、実際には10分で終わる作業が15分かかるなど微妙に効率が悪くなる事が多いです。

どうでもいい仕事をする

要領の悪い人は難しい仕事を後回しにする事が多く、その変わり1週間後でもいいどうでも良い仕事をやることがあります。

そのどうでも良い仕事は基本的10分以内で終わる簡単な作業で、難しい仕事をやる苦痛をさけるためについつい、大事な事でも後回しにする事が多いです。

人に頼らない

要領の悪い人はとにかく人に頼らない事が多いです。

要領が悪い人は基本的に内気な人が多いため、人と話すのが苦手です。

なので、出来る事は全て自分1人でやるという考えの人が多いです。

人の頼みを断らない

人に頼らないけど、人の頼みは断らないのが、要領の悪い人の特徴です。

こう言う人は人と話すの苦手だけど、相手から話しかけてくれるのはよく、しかも人に頼られると嬉しいと思う心理があり、ついつい頼みを断れません。

だけど、人の頼みを断らないとどうでも良い雑用が増えて、自分の仕事が終わらなくなる事もよくある事です。

仕事がていねいすぎる

要領が悪い人はとにかく仕事が丁寧です。

丁寧なのはもちろん良い事ですが、どうでも良い所まで丁寧な所があり常に100%の力を出そうとする事があります。

誤字脱字があっても別にいい書類でも、10分かけてトコトン調べたり、企画書で図面や根拠のあるデータを集めるのに頑張りすぎて、肝心の中身が駄目と言う事もよくあります。

丁寧だけどどこ頑張る所がずれているせいで、仕事が遅くなり要領が全体的に悪くなります。

要領を良くするには?

そして要領を良くするにはどうしたら良いのか?次はその方法について書いていきましょう。

仕事の手段を変えてみる

まず、最初に言ったように仕事の手段を色々変えてみる事が一番良いです。

要領が悪い人は、とにかく1つの方法にこだわってしまう事が多く、柔軟な考え方を持っていません。

とはいっても、いきなりやり方を変えてみようとしても、上手くいかない事が多いです。なので1日1回でいいので、いつもとは違う仕事のやり方をしてみるというのはどうでしょう?

例えばパソコンの作業とかでも、正しいタイピングのやり方で打ってみるとか、作業効率がよくなる様にショートカットキーを使ってみるとか、普段とは違うやり方はいくらでもあるはずです。

それと、キーボードが打ちにくいなら、自費でキーボードを買って使いやすくする。自分で無料ソフトなどを入れて、使いやすい会計ソフトにしてみるなど、パソコン1台の仕事でも色んな効率化が出来ます。

仕事の手段を変えてもいきなりは早くなりませんが、1日1回仕事のやり方を変えてみる事で3か月後には驚くほどの成果が出ますよ。

ストップウォッチで時間を計る

時間管理が甘いと先ほど伝えましたが、徹底的に自分の仕事時間を把握した方が良いです。

やはり、時間管理が甘い人はどうしても自分の力に自信があり、無理やりなスケジュールを組むことが多いでしょう。

そこでストップウォッチを使って自分の仕事の時間をよく計る事が一番大事です。「スマホじゃダメなの?」と言う人がいますが、確かにスマホでアプリや最初からついている時計に機能を使えば計る事は可能でしょう。

しかしスマホだとついラインのチェックをしたり、メールのチェックをしたり、下手をするとネットサーフィンする事だってありえます。

そうすると余計に時間がかかるので、ストップウォッチを買った方が圧倒的に効率が良いです。

買うのがメンドクサイと言う人はネット通販でもいくらでも手に入るので、ついでに買ってみて下さい。設備投資というのは仕事を要領よく終わらせる為に必要な事ですよ。

机の整理整頓をしっかりやる

まずあなたの机の上がグチャグチャになっているなら、それをしっかり整理整頓するのが一番最初にする事でしょう。

机の上がグチャグチャだと自分が欲しい書類にも手が出せない。そして探している時間ももったいないので、整理した方が絶対にいいでしょう。

時間がないなら朝早く会社にきて綺麗にするなり、昼休みを使って机の上を整頓するなり色々方法があるはずです。

机の上の整頓も100均などで書類フォルダを買ったり、ファイルを買ったりなどして自分流にアレンジた方が良いです。

会社の物しか使わないという思い込みはやめて、自分でお金を出して仕事の効率化はした方が絶対にいいです。

質問をする

分からない事は素直に質問する。会話が苦手なあなたには少し厳しいかもしれませんが、人に質問できると作業効率は劇的に変わります。

30分間悩む仕事も人に聞けば1分でわかる事はよくあるので、それだけでも29分も時間に余裕が出来ます。

結局は1人で悩んでいるより誰かに相談した方が絶対に楽です。

確かに上司に変な事を聞いて、怒られるのが怖いかもしれません、苦手な上司なので話すのは嫌かもしれません。質問をして「なんでそんな事を質問するの?」と言われるのが嫌かもしれません。

そう思ってる人は1日1回でいいので、分からない事は聞く癖をつけましょう。いきなり10回も質問するのは確かに怖いです。しかし1日1回だけと決めればなんとか勇気を出して聞けるのではないですか?

ちょっと怖いかもしれませんが、質問する癖をつければあなたの作業効率は2倍以上よくなります。

シングルタスクにする

恐らく仕事が沢山きて、どうしてもマルチタスクになっている事があるでしょう。

確かに同時に仕事をすると効率的に仕事が終わっている感覚になりますが、実際は1つの作業に集中した方が仕事は早く終わります。

そもそも人間の脳は2つの事を同時にやる仕組みになっていません。特に男性の脳に関して女性よりも不器用に出来ていて、マルチタスクとは相性が最悪なんです。

例えばメールの返信をしながら、書類作成を同時にやる。外からみると出来るサラリーマンみたいになっていますが、実際はメールの返信を中途半端な所で終わらせて書類作成をする。そして書類作成を中途半端な所で終わらせて、メールの返信をする。

こうやって中途半端な所でしか作業が出来ていません。

なので、本来は10分で出来る仕事が15分かかると微妙に効率が悪いです。これも時間を計るとどれくらい効率が悪いのかがよく分かります。

急な電話対応の場合は仕方ないですが、緊急でない仕事ならシングルタスクにした方が効率は上がります。

やる仕事、やらない仕事を分ける

要領の悪い人は、簡単な仕事から終わらせる事があります。たとえば提出期限が1週間後でも良いのに簡単だからすぐやる。だけど2日後に提出の難しい書類には手を出さない。

そうなってくると余計に時間ばかりがすぎていきます。

無意識に簡単な仕事を選んでしまうのは仕方ないです。人間はドMの人でない限りは楽をしたがる生き物です。私だって宝くじが当たったら仕事なんて速攻でやめてしまいます(笑)

ですが、仕事だとどうしても楽が出来ません。なのでここは簡単な仕事をやるのを我慢して提出期限が短いものから順番にやっていきましょう。

簡単な仕事でも「この仕事は今やらなくて良い」と考えるだけで効率はかなり良くなりますよ。

人に頼る

質問をすると似たような事ですが、今回は上司ではなく同僚やパートのおばさんなど会社内にいる人全ての頼ると言う事です。

要領のいい人は気持ちよく人に頼ります。

「終わらないから助けて」「この仕事を一緒にやってくれない?」など人に上手く頼んで仕事が終わった後も、「助かりました、後でジュース奢ります」など終わった後も最大限のお礼を言うのでその人をまた助けたくなります。

ですが、要領の悪い人は全ての仕事を1人でやろうとするので仕事の効率が悪くなります。

要領のいい人は特別仕事が早い訳ではなくて、こうやってうまく人に頼んで効率的に仕事を終わらせる事が出来ます。

とは言ってもいきなり人に頼んでといっても、上手くは出来ませんよね?あなたは人と話すことが苦手なので仕事中もほとんど人と喋らない。

休憩時間中も1人でいる事が多いので、あまり仲のいい人がいないという状況じゃないですか?

ですがこれも先ほど言った「1日1回」だけ頼ると言う事を使いましょう。

やはりいきなり5回も6回も頼るのは難しいので、とりあえず1日1回だけでいいので、誰かに仕事をお願いしてみましょう。

最初は断られるかもしれません。仕事をやってもらえないかもしれません。だけどそのうちに仕事を一緒にやってくれる様になるでしょう。

もちろん頼む人は喋りやすい人で良いです。いきなり苦手な人に仕事をお願いするなんて無謀な事はしてはいけません。

人の頼みを断る

次に人に何か頼まれたら断る様にしてみましょう。

あなたは人の頼みを素直に受けすぎです。上司からも同僚からも仕事をお願いされたらつい仕事を引き受けてしまう。

気持ちは分かりますよ。上司からの頼みは断れないですし、なにより頼まれて悪い気分ではないので、つい引き受けてしまいますよね?

ですが、人の仕事を引き受けたら自分の仕事が終わるはずがありません。

それこそ無限に仕事が溜まるので、永遠とあなたの仕事が終わる事はないでしょう。

これも勇気を出して断る事が一番良いです。

仕事を雑にやる

要領の悪い人は仕事を丁寧にやりすぎです。常に完璧に、常に最高の仕事をと意気込みのは良いですが、手を抜く所は抜いても良いんです。

それに、完璧にやっても結局ミスが出るのが人間です。他人のチェックがあると誤字脱字があるのは仕方ない事ですし、どうせミスが出るなら100%じゃなくても問題ないです。

なので、70%くらいの力で常に仕事をした方が良いです。

70%でやって怒られる覚悟でとにかく早くやると要領がよくなります。怒られたくない気持ちは分かります。上司には出来るなら怒られたくないという気持ちで仕事をやるので、100%でやりたくもなるでしょう。

ですが、要領を良くするためには仕事を雑にやることもときには重要なんです。

25分作業をしたら5分休憩する

あなたは仕事中は休憩なしでとにかくやれるところまではやるという考えですが、そのやり方を変えてみましょう。

25分作業をしたら5分間の短い休憩をいれる。この繰り返しで仕事をすると集中力が上がりますよ。

この方法はポモドーロ・テクニックと言って人間の集中力を持続させるための方法なんです。

そもそも人間の集中力はそこまで長く続ける事が出来ません。好きな事なら1時間、2時間とやることが出来ますが、仕事が好きな人はそんなにいないので、1時間も集中力が続けば凄い方でしょう。

ですが、短い時間で一気にやって短い休憩を入れると集中力が長続きします。

騙されたと思って一度チャレンジして下さい。

読書をする

細かい文字は苦手と言う人がいますが、一度読書をしてみる事をおすすめします。

読書と言っても小説ではなく、仕事の効率化の方法が書いてある自己啓発本というものです。

自己啓発本には先ほどいった仕事の効率化の方法や仕事の心構え、上司と上手く付き合う方法など色んな種類の本があります。

読んだ本の内容を仕事で使う事であなたの要領も上がる事でしょう。読書の良い所は人と付き合わなくて仕事の技が学べる事です。

人付き合いが苦手な人は、どうしても人に質問すると言う事が苦手です。ですが読書なら全て1人で終わらせる事が出来ますし。1人で練習する事も出来ます。

設備投資をする

会社で支給される物だけつかっても 要領はよくなりません。

大量の紙があるなら、100均で使いやすいファイルを買って整理整頓するなり、5色つきのボールペンを買って文房具の量を減らしてみるなど、実は細かいものを自分で買うと要領も上がります。

毎日の日報を書くのが苦手と言う人は、自分で買ったお気に入りのアニメのボールペンや2万円もする高級な万年筆を使って日報を書く人もいます。

この様に設備投資と言うのは非常に大事で、会社で支給されるもの以外を使う事でライバルと差をつける事が出来ます。

とりあえず何に設備投資すれば良いの?と思ったらシャーペンやボールペンなどの文房具と整理整頓用のファイル。そしてペン立てなどを買った方が良いですね。

いきなり高価な物を買う必要はなく、小さいものからコツコツと買った方が良いです。

あまりにも仕事が多すぎるならそこの会社は危ない

最後に伝えますが、あきらかに自分1人の負担が凄いと思う場合はそこの会社は危険な場合があります。

いくら要領がよくても、流石に人間1人の力には限界があります。その限界を超えて仕事を大量に回してくる会社は恐らくブラック企業の恐れがあります。

その場合は転職する事も視野に入れておくことがおすすめです。

いきなり転職する必要はないですが、「あれ?この会社もしかしてやばい所?」と疑問に感じたら少し会社から離れてみることを考えた方が良いでしょう。

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